Pronájem kopírovacích strojů: Jaké jsou jeho výhody a nevýhody pro firmy?

Co je a jak funguje pronájem kopírovacích strojů?

Definice a princip pronájmu

Proč zvolit pronájem kopírovacího stroje?

Výhody pronájmu kopírovacích strojů
Pokud si jako první výhodu představíte to, že vám kopírka téměř sama nastoupí do práce, nainstaluje se, zaučí váš back office nebo office managera a při první poruše se téměř bez vašeho vědomí i sama opraví, nejste zase tak daleko od reality. Pojďme si však rozebrat jednotlivé výhody bod po bodu.

Finanční úspora vstupních nákladů při pronájmu kopírky
Pronájem kopírovacího stroje může být pro vaši firmu výhodnější než jeho nákup, zejména v případě, že se jedná o mladou firmu či start-up. Místo jednorázové investice na vás bude pravidelně čekat měsíční poplatek, což umožňuje jednodušší a transparentnější plánování rozpočtu. Tímto způsobem si vaše firma uvolní kapitál, který může být investován do jiných oblastí podnikání nebo rozvoje, hlavně v počátku fungování.

Flexibilita a přizpůsobení potřebám

Pravidelné technické aktualizace
Technologie se rychle vyvíjejí. Bude-li vám ve firmě stát stará a nepostačující kopírka, nejenže vám to sníží produktivitu, ale bude vás to zbytečně obírat o energii při pokusech něco zkopírovat.
Pronájem poskytuje možnost pravidelné aktualizace na novější a funkční modely, což zajistí větší efektivitu a plynulý provoz ve vaší kanceláři. Moderní kopírovací stroje nabízejí rychlejší tisk, větší kapacitu nebo pokročilé funkce, jako je automatické třídění dokumentů.

Profesionální servis a podpora
Nefunkční kopírka není výmluva, ale běžný fenomén mnoha kanceláří. Nároky na opravu a údržbu jsou v dnešní době často čárou přes rozpočet. A k tomu si připočítejte shánění kompetentních servisních techniků.
Při pronájmu nemusejí firmy řešit opravy či problémy s údržbou, protože tyto služby jsou zahrnuty ve smlouvě o pronájmu. To minimalizuje prostoje a zajišťuje bezproblémový chod kanceláře. Poskytovatel pronájmu v případě poruchy zajistí rychlou náhradu nebo opravu, aby byl provoz co nejdříve obnoven.
V ceně pronájmu máte údržbu a opravy zařízení. To znamená, že firmy nemusejí mít obavy z dodatečných nákladů spojených s poruchami nebo opotřebením stroje, což zjednodušuje provozní procesy.

Přístup k moderní technologii
Technologie se neustále vyvíjejí a pronájmem mají firmy možnost pravidelně aktualizovat své vybavení na nejnovější modely s pokročilými funkcemi, jako jsou rychlejší tisk, lepší kvalita tisku či možnosti skenování a faxování.

Daňové výhody
Náklady na pronájem mohou být často odečitatelné z daní jako provozní náklady. To může snížit celkovou daňovou zátěž firmy a upravit vám účetnictví.

Nevýhody pronájmu kopírovacích strojů
I když má pronájem kopírovacích strojů množství výhod, i u něj, tak jako u všeho, lze najít pár nevýhod. Pojďme se na ně podívat.

Smluvní závazky vám nemusejí vyhovovat

Závislost na konkrétním dodavateli

Kdy je pronájem ideálním řešením?
Pronájem kopírovacích strojů či dalšího kancelářského vybavení není univerzálním řešením pro všechny firmy, ale ve většině situací a v aktuálním dynamickém prostředí, kdy se i trhy mění téměř ze dne na den, může být mimořádně přínosný. Sepsali jsme pro vás příklady, na nichž zjistíte, zda je pro vás tento model vhodný. 

Flexibilita v délce smlouvy
Zařízení si můžete pronajmout na přesně definované období, a to od několika dní po několik měsíců, bez zbytečných dlouhodobých závazků.

Minimalizace nákladů
Namísto velké investice do nákupu zařízení, které by po skončení projektu zůstalo nevyužité, pokryje firma pouze nutné provozní náklady.

Logistická podpora

Firmy s omezeným rozpočtem
Pokud jste začínající podnik nebo malá firma, která nemá dostatečný kapitál na nákup drahého vybavení, je pronájem skvělou alternativou. Díky němu:

Udržíte nízké vstupní náklady
Pronájem eliminuje potřebu počátečních investic, což je klíčové zejména pro podniky, které teprve začínají a musejí pečlivě plánovat každý výdaj.

Můžete soustředit zdroje na růst
Namísto vázání prostředků do nákupu techniky můžete tyto prostředky investovat do rozvoje svého podnikání, například marketingu, vývoje produktů nebo rozšíření týmu.

Předejdete technologickému zastarávání
Začínající podniky často nemají zkušenosti s výběrem technologií, které budou plně odpovídat jejich budoucím potřebám. Pronájem umožňuje zůstat flexibilní a snadno měnit zařízení podle vývoje firmy. Pro uvedení konkrétního příkladu si vezměme start-up. Ten se teprve rozjíždí a jeho tiskové potřeby se mohou měnit z měsíce na měsíc, proto ocení možnost pronajmout si zařízení, aniž by se musel zavázat k jeho dlouhodobému vlastnictví.

Rychle rostoucí podniky
Potřeby podniků, které procházejí rychlou expanzí, se běžně náhle mění. Pronájem kopírovacích strojů jim pomáhá zvládnout tyto výzvy díky:

Škálovatelnosti
Pronajaté vybavení lze jednoduše rozšířit nebo nahradit výkonnějšími modely podle toho, jak se zvyšují požadavky na tiskovou kapacitu..

Rychlé adaptaci na nové požadavky
Rostoucí firma může snadno přidat další stroje, pokud například otevírá nové pobočky nebo rozšiřuje své kancelářské prostory.

Bezproblémovému přechodu na nové technologie
Rychle se rozvíjející podniky mnohdy potřebují moderní vybavení, které zvládne složitější požadavky na tisk a digitalizaci dokumentů.
Například e-commerce společnost, která během hlavní sezóny (například během Vánoc) zpracovává velký objem objednávek a faktur, může snadno zvýšit kapacitu svých tiskových zařízení pronájmem dodatečných strojů.

Firmy s nepravidelnými potřebami
Společnosti, které nemají stabilní tiskové a kopírovací potřeby, mohou díky pronájmu flexibilně reagovat na období s vyšší nebo nižší poptávkou. Tento model je vhodný například pro:

Sezónní podnikání
Flexibilitu pronájmu ocení i společnosti, které fungují pouze během určitých částí roku (například cestovní kanceláře, sezónní výrobci nebo pořadatelé akcí).

Projektově orientované podniky
Architektonické kanceláře nebo reklamní agentury, které mají zvýšenou potřebu tisku pouze v určitých fázích projektu, si mohou pronajmout vybavení pro krátkodobější pokrytí potřeby.
Pronájem v těchto případech nabízí možnost získat potřebné vybavení přesně tehdy, kdy je to nutné, a vyhnout se nákladům na údržbu během období, kdy je zařízení nevyužíváno.

Firmy usilující o technologickou modernizaci
Pokud si firma uvědomuje, že její stávající technologie jsou zastaralé a omezují efektivitu, ale nechce investovat do kompletní obnovy vybavení, může pronájem sloužit jako most k modernizaci. Firmy tímto způsobem získají:

Přístup k nejnovějším technologiím
Pronajaté stroje bývají často vybaveny moderními funkcemi, jako je digitální archivace dokumentů, propojení s cloudem nebo rychlý barevný tisk.

Možnost vyzkoušet si nový model bez rizika
Pronájem umožňuje otestovat, zda určité zařízení skutečně odpovídá potřebám vaší firmy, než se rozhodnete pro jeho koupi nebo delší závazek.
Například účetní firma, která přechází na bezpapírovou kancelář, může díky pronájmu vyzkoušet skenery a multifunkční tiskárny s digitalizačními funkcemi, aniž by riskovala velkou investici do technologií, které by jí nemusely vyhovovat.

Kopírovací zařízení vám musí v prvé řadě vyhovovat
Pronájem kopírovacích strojů má své výhody i nevýhody, které je před konečným rozhodnutím potřeba pečlivě zvážit. Pro některé firmy může být výhodný díky flexibilitě a úsporám, zatímco jiné mohou preferovat vlastnictví zařízení vzhledem k větší kontrole a potenciálním úsporám v dlouhodobém horizontu. Důležité je vždy analyzovat konkrétní potřeby a finanční situaci vaší firmy.